1. نطاق الخدمة
«اقتضاء — تنبيهات المكتب» خدمة داخلية تديرها إدارة مكتب اقتضاء لإرسال إشعارات المهام والمواعيد والمراجعات والتعليقات إلى الموظفين المعنيين، على العناوين المسجّلة في حساباتهم داخل نظام المكتب.
تُستخدم الخدمة لأعمال المكتب وفق إعداداته وصلاحياته. ولا يمنح وصول رسالة إلى عنوان بريدٍ صاحبَ ذلك العنوان صلاحية جديدة للدخول إلى النظام أو الاطلاع على السجلات.
2. ربط بريد المرسل
يُربط حساب الإرسال بإذن مالك البريد، أو شخص مخوّل منه، ووفق ترتيبات إدارة المكتب. يراجع صاحب التفويض الصلاحيات التي تعرضها Google قبل الموافقة عليها. الحساب المحدد حاليًا للإرسال هو iqtidha3@gmail.com، وهو عنوان مؤقت يمكن تغييره.
يتطلب تغيير عنوان الإرسال أو مزوّد البريد إعداد الربط الجديد والتحقق منه، وتحديث سياسة الخصوصية وشروط الاستخدام عند الحاجة قبل بدء الإرسال.
يقتصر استخدام الربط على وظائف التحقق من المرسل وإرسال التنبيهات الموضحة في سياسة الخصوصية. لا يحتاج الموظف إلى ربط حسابه الشخصي في Gmail لمجرد استقبال التنبيهات.
3. استخدام الموظفين
يلتزم الموظفون بالصلاحيات والتكليفات التي تحددها إدارة المكتب، ويستخدم كل موظف حسابه المخصص لمتابعة ما يُتاح له من أعمال. لا تُشارك بيانات الدخول أو تفاصيل العمل مع أشخاص غير مخوّلين بالاطلاع عليها.
على الموظف إبلاغ إدارة المكتب إذا كان بريده المسجّل غير صحيح، أو وصل إليه تنبيه لا يخص عمله، أو تعذّر عليه فتح سجل يحتاج إلى متابعته. تُراجع إدارة المكتب عنوان الحساب وصلاحياته عند الحاجة.
4. متابعة التنبيهات والمواعيد
التنبيه وسيلة مساعدة للمتابعة. يعتمد الموظف في متابعة تفاصيل التكليف وموعده وحالته على السجل داخل نظام المكتب وعلى توجيهات المسؤول عن العمل.
قد يتأخر وصول رسالة أو يتعذّر إرسالها. لذلك لا يُنتظر البريد وحده لمتابعة مهمة أو موعد، ولا يُعد عدم وصول التنبيه إلغاءً للتكليف أو تغييرًا لموعده.
قبول خدمة البريد للرسالة لا يثبت أن الموظف قرأها، ولا يعني أن المهمة أُنجزت أو أن المذكرة اعتُمدت. تُسجّل إجراءات المتابعة والإنجاز والاعتماد داخل النظام بحسب الصلاحيات.
5. إيقاف الربط
يستطيع مالك المكتب إيقاف البريد من إعدادات النظام. ويستطيع مالك حساب المرسل إلغاء تفويض التطبيق من إعدادات حساب Google. إيقاف إرسال التنبيهات وإلغاء تفويض Google إجراءان منفصلان.
لا يؤدي إيقاف الربط إلى حذف الرسائل التي أُرسلت سابقًا. لطلب حذف بيانات الربط المحفوظة أو الاستفسار عنها، يُتواصل مع إدارة المكتب وفق ما توضحه سياسة الخصوصية.
6. التحديث والتواصل
تنظم هذه الشروط استخدام خدمة التنبيهات الداخلية. تُحدَّث هذه الصفحة إذا تغيّرت طريقة استخدام التنبيهات أو صلاحيات الربط، ويظهر تاريخ آخر تحديث أعلى الصفحة.
للاستفسار عن الاستخدام، أو معالجة تنبيه غير صحيح، أو طلب إيقاف الربط، تواصل مع إدارة مكتب اقتضاء: