1. التطبيق والحساب المعني
«اقتضاء — تنبيهات المكتب» تطبيق داخلي تديره إدارة مكتب اقتضاء لإرسال إشعارات العمل من بريد المكتب إلى الموظفين المعنيين. حساب Google المقصود بالربط حاليًا هو iqtidha3@gmail.com، وهو عنوان مؤقت قابل للتغيير.
يتطلب الانتقال إلى حساب آخر أو مزوّد بريد مختلف إعداد الربط المناسب والتحقق منه قبل الإرسال. تُحدَّث هذه السياسة لتوضيح طريقة الربط الجديدة والبيانات والصلاحيات اللازمة لها.
يفوّض مالك حساب الإرسال التطبيق من خلال Google. لا يحتاج الموظفون إلى ربط حساباتهم الشخصية في Gmail لاستقبال الإشعارات؛ تأتي عناوين المستلمين من حساباتهم المسجّلة داخل نظام المكتب. لا يمنح استقبال إشعار التطبيق وصولًا إلى بريد الموظف.
تختص هذه الصفحة بربط Google وإرسال التنبيهات؛ ولا تصف جميع بيانات القضايا والمستندات التي يديرها نظام المكتب.
2. البيانات والصلاحيات
يستخدم الربط الأنواع التالية من البيانات:
هوية حساب المرسل
عنوان البريد، وحالة تحقق Google من البريد، والمعرّف الثابت للحساب. تُستخدم للتأكد من أن الحساب المفوِّض هو بريد المكتب المحدد، وللتأكد من استمرار تطابقه عند تجديد الوصول.
openid · email / userinfo.email · account identifier: subتفويض الإرسال
رموز الوصول والتجديد وبيانات عميل Google اللازمة لتشغيل الربط. يمنح التفويض إمكانية إرسال بريد من حساب المكتب دون إدخال كلمة مرور حساب Google في التطبيق.
https://www.googleapis.com/auth/gmail.sendالرسالة الصادرة
عنوان المستلم، وعنوان الرسالة، ونص التنبيه، ورابط السجل في بوابة المكتب عند التشغيل السحابي. يُنشئ النظام هذه البيانات من حدث العمل. الرسائل الحالية موجزة، ولا تتضمن مرفقات القضايا أو نصوص المذكرات.
سجل التنبيه ومحاولة الإرسال
ارتباط التنبيه بالمستلم والسجل، والتوقيت، وعدد المحاولات، ونتيجة الإرسال أو الخطأ، ومعرّف الرسالة الذي تعيده Google عند قبولها. قبول Google للرسالة لا يثبت أن المستلم قرأها.
لا يطلب الربط صلاحيات قراءة صندوق وارد Gmail أو البحث في رسائله أو حذفها، ولا يستخدم هذه الوظائف. صلاحية الإرسال منفصلة عن صلاحيات قراءة البريد وحذفه، كما توضح وثائق نطاقات Gmail.
3. أغراض الاستخدام
يستخدم التطبيق هذه البيانات للتحقق من بريد المرسل، وإرسال إشعارات المهام والمواعيد والمراجعات والتعليقات، وتجديد التفويض لاستمرار الإرسال بعد تفعيله، ومتابعة المحاولات ومعالجة تعثّرها. يمكن لمالك المكتب أيضًا طلب رسالة للتحقق من ربط البريد.
يقتصر استخدام بيانات Google في هذا التطبيق على تشغيل وظائف الربط والتنبيهات الموضحة هنا. لا يبيع التطبيق هذه البيانات، ولا يستخدمها أو ينقلها لأغراض الإعلان أو تدريب نماذج الذكاء الاصطناعي.
توجّه سياسة بيانات مستخدمي خدمات Google API استخدام بيانات Google، بما يشمل متطلبات الاستخدام المحدود المنطبقة على الصلاحيات المستخدمة.
4. الحفظ ومن يعالج البيانات
على جهاز المكتب
أثناء إعداد الربط، تُحفظ حزمة التفويض محليًا بتشفير Windows المرتبط بحساب مستخدم الجهاز. تشمل الحزمة بيانات عميل Google ورمز التجديد وهوية المرسل وإعدادات الربط. تُستخدم رموز الوصول قصيرة العمر في ذاكرة عملية الربط أو الإرسال.
عند تفعيل التشغيل السحابي
يُحفظ سر عميل Google ورمز التجديد في أسرار Cloudflare Worker، وتُحفظ معرّفات الربط غير السرية ضمن إعدادات التشغيل. تُحفظ حسابات الموظفين والتنبيهات وحالات الإرسال ضمن قاعدة بيانات نظام المكتب. لا تُحفظ رموز OAuth في جداول القضايا أو التنبيهات، أو ضمن نسخة بيانات المكتب المنطقية.
الجهات التي تعالج بيانات الربط
- Google: تتحقق من الحساب والتفويض، وتصدر رموز الوصول، وتعالج بيانات الرسالة الصادرة لإرسالها عبر Gmail.
- Cloudflare: تعالج بيانات التشغيل والربط والإرسال وتخزن بيانات النظام عند تفعيل النسخة السحابية.
- إدارة المكتب: تدير الربط وحسابات الموظفين وإعدادات البريد، ويستطيع مالك المكتب الاطلاع على حالة الإرسال وعناوين مستلميه في واجهة الإدارة. يصل مضمون الرسالة إلى مستلمها عبر خدمة بريده.
يُرسل التنبيه إلى عنوان الموظف المسجّل بعد التحقق من نشاط حسابه وصلاحية اطلاعه على السجل. يلزم تسجيل الدخول إلى البوابة لفتح تفاصيل العمل.
5. مدة الاحتفاظ
يبقى تفويض الربط مخصصًا للاستخدام إلى أن يُلغى أو تنتهي صلاحيته. وتبقى حزمة بيانات الربط المحفوظة محليًا، وأسرارها السحابية إن وُجدت، إلى أن يحذفها المسؤول. إلغاء التفويض لدى Google لا يحذف هذه النسخ المحفوظة تلقائيًا.
تبقى التنبيهات وسجلات محاولات الإرسال وبيانات المستلمين وفق إجراءات الاحتفاظ التي يطبقها مسؤول المكتب. لا تتضمن النسخة الحالية حذفًا تلقائيًا لهذه السجلات بعد مدة محددة. وقد تبقى بيانات الحسابات والتنبيهات في النسخ الاحتياطية إلى أن تُحذف تلك النسخ بصورة مستقلة.
تبقى نسخ الرسائل التي أُرسلت بالفعل لدى Gmail ومستلميها وفق إعدادات حساباتهم وخدمات بريدهم؛ لا يدير التطبيق حذف تلك النسخ.
6. إيقاف الربط وطلب الحذف
- إيقاف تنبيهات النظام: يستطيع مالك المكتب إيقاف البريد من إعدادات النظام. هذا الإجراء لا يلغي تفويض Google ولا يسحب رسالة بدأ إرسالها بالفعل.
- إلغاء تفويض Google: يستطيع مالك بريد المرسل إزالة وصول «اقتضاء — تنبيهات المكتب» من قسم اتصالات الجهات الخارجية في حساب Google. بعد الإلغاء، لا يستطيع الربط مواصلة استخدام التفويض الملغى لإصدار وصول جديد.
- حذف البيانات المحفوظة: تُوجّه طلبات حذف بيانات الربط أو سجلات التنبيهات والإرسال إلى إدارة المكتب عبر البريد أدناه. يتطلب الحذف إجراءً من المسؤول؛ لا يوجد حاليًا زر حذف ذاتي شامل لهذه البيانات.
إلغاء تفويض Google أو حذف إعدادات التطبيق لا يحذف رسائل سبق إرسالها من بريد المرسل أو بريد المستلم. إدارة تلك الرسائل تتم من حسابات البريد نفسها.
7. التحديث والتواصل
توضح هذه السياسة طريقة عمل خدمة التنبيهات الداخلية. عند تغيير البيانات المطلوبة أو أغراض استخدامها، تُحدَّث هذه الصفحة قبل تطبيق الاستخدام الجديد، ويُطلب التفويض المناسب إذا تغيّرت الصلاحيات المطلوبة.
للاستفسار عن خصوصية التطبيق، أو إيقاف الربط، أو طلب حذف بياناته، تواصل مع إدارة مكتب اقتضاء: